Matrice delle priorità: ecco come (e perché) realizzarne una

La matrice delle priorità di Covey può diventare un supporto valido per l’organizzazione e la gestione degli impegni quotidiani.

Nell’attuale società, nell’ambito della quale i ritmi risultano sempre più incalzanti e frenetici, destreggiarsi tra le varie incombenze giornaliere, familiari, professionali e di studio è diventato davvero complicato.

Le conseguenze di una tale frenesia sfociano in condizioni di stress più o meno acute, arrivando talvolta  a provocare vere e proprie patologie psico-fisiche.

Il motivo per il quale lo stress prende spesso il sopravvento è da ricercare nell’incapacità di gestire gli impegni quotidiani con un criterio logico, produttivo ed efficiente; la motivazione principale è da ricercare nella difficoltà, riscontrata dall’essere umano in generale, a distinguere ciò che è davvero urgente da ciò che invece è semplicemente importante.

La distinzione è fondamentale in qualsiasi ambito di vita quotidiana: per gestire le scadenze e gli impegni al lavoro, per migliorare la qualità della quotidianità familiare e per organizzare in maniera produttiva lo studio all’università e la preparazione degli esami.

Ecco perché l’Università Telematica Niccolò Cusano di Napoli ha deciso di approfondire i concetti di importanza e di urgenza; ecco perché in questo post ha raccolto tutte le informazioni necessarie per utilizzare la matrice delle priorità ed apprezzarne gli innumerevoli benefici.

Urgente e importante

La gestione del tempo è un processo importante che se affrontato nel modo giusto può contribuire, concretamente, a migliorare la quotidianità di ognuno di noi, sia nell’ambito della vita privata che in quello professionale.

Anche ai ‘super-organizzati’ capita prima o poi di trovarsi nella situazione di non riuscire a decidere quale cosa fare prima di un’altra.

Prima di addentrarci nel dettaglio della matrice di Covey è fondamentale comprendere la differenza tra ‘importante’ e ‘urgente’, due termini apparentemente simili che, in realtà, nell’ambito del time management assumono un’importanza rilevante.

Le incombenze, a qualunque tipologia afferiscano, possono essere classificate in:

• Importanti: attività che consentono il raggiungimento di determinati obiettivi di vita (professionali, di studio o personali). Potremmo definirle progetti a medio-lungo termine.
  Al concetto di ‘importanza’ bisogna affiancare quello della ‘soggettività’; ciò che risulta essere importante per noi può non esserlo per gli altri così come ciò che è importante oggi può non esserlo in un altro momento.
• Urgenti: attività che richiedono interventi immediati; generalmente hanno una scadenza imminente.
  Si tratta di incombenze dall’urgenza oggettiva legate imprescindibilmente ad una variante temporale.

E’ facile dedurre che un impegno importante, se continuamente procrastinato, può diventare urgente.
In linea generale è consigliabile concentrarsi quotidianamente sulle cose da fare che rientrano nella categoria ‘importanti’ per evitare di ritrovarsi sopraffatti dalle urgenze.

Cos’è la matrice di Eisenhower

La mancanza di tempo può essere una sensazione o un dato di fatto; in entrambi i casi ti suggeriamo di affrontarla con la matrice delle priorità, conosciuta anche come ‘matrice di Eisenhower’ o ‘matrice di Covey’.

Dwight D. Eisenhower, presidente degli Stati Uniti, ha introdotto il modello operativo per la gestione ottimale del tempo negli anni ’50, dopo averla egli stesso sperimentata nel corso della sua carriera politica.

Successivamente, il formatore statunitense Stephen Covey ha approfondito il concetto nel libro ‘The seven Habits of Highly Effective People’, uscito sul finire degli anni ’80 e in poco tempo diventato un best seller a livello mondiale.

La sintesi estrema del concetto è racchiusa nella seguente citazione:

“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente è raramente importante”

Nel dettaglio il testo fornisce strategie e linee guida che permettono di impostare un time management ‘perfetto’; la matrice di Covey fornisce la metodologia per imparare a individuare le priorità e gestire gli impegni sulla base di criteri estremamente razionali.

I quattro quadranti di Covey

Se ci soffermiamo per un attimo a riflettere sulla nostra quotidianità, quasi sicuramente ci rendiamo conto che la gestione delle cose urgenti monopolizza il nostro tempo.

Per capire la quantità di tempo e di energie da impiegare in un’attività bisogna innanzitutto stilare una to do list, ossia una lista delle cose da fare.

Successivamente, sulla base della metodologia di Covey, bisogna suddividere le incombenze sulla base di 4 criteri che abbiamo sintetizzato nella seguente griglia.

	URGENTE	NON URGENTE
IMPORTANTE	#1 da fare immediatamente (attività non delegabili)	#2 da fare in un secondo momento (attività da pianificare)
NON IMPORTANTE	#3 da delegare immediatamente (attività che possono svolgere altri)	#4 da non fare assolutamente (attività superflue)

I quattro quadranti indicano le tipologie di situazione di fronte alle quali quotidianamente ci ritroviamo, nei differenti ambiti della vita:

• Q1 = emergenza – crisi; urgente e importante
• Q2 = qualità – opportunità; importante e non urgente
• Q3 = inganno; urgente e non importante
• Q4 = spreco; non importante e non urgente

Entriamo nel dettaglio dei quattro quadranti di Covey.

Quadrante #1

Il concetto afferente al quarto quadrante della matrice di Covey è sintetizzabile con il verbo ‘gestire’.

Il Q4 include tutte quelle attività che devono essere svolte con urgenza, immediatamente e personalmente: progetti in scadenza o già scaduti, emergenze e imprevisti.
Per massimizzare gli effetti positivi derivanti dall’applicazione della metodologia esso deve contenere un numero limitato di voci; al contrario riempire il quadrante di cose urgenti da fare significa operare in condizione di emergenza, e quindi di stress.

Quadrante #2

Il secondo quadrante della matrice delle priorità di Covey è identificabile come il ‘quadrante della pianificazione’.

Include tutte quelle attività che riguardano il raggiungimento di obiettivi che portano al miglioramento della qualità della vita. In altre parole si tratta di progetti caratterizzati da una variante temporale medio-lunga.

E’ un quadrante importante, da monitorare e gestire con regolarità al fine di evitare che le cose classificate come ‘importanti’ si trasformino in ‘urgenti’ e contribuiscano ad affollare Q1.

Quadrante #3

Il terzo quadrante della matrice di Covey è definito il ‘quadrante delle distrazioni’ o anche ‘quadrante dell’inganno’ in quanto comprende tutte quelle attività da limitare, che apparentemente sembrano importanti ma che in realtà non lo sono.

In linea generale si tratta di quelle situazioni dipendenti da altre persone, situazioni esterne la cui gestione può essere affidata/delegata ad altri.

Quadrante #4

Il quarto quadrante della matrice delle priorità è definito il ‘quadrante dello spreco’ in quanto contiene tutte quelle attività superflue che inducono a procrastinare quelle urgenti e importanti.

Molto spesso capita di focalizzarsi sul quadrante numero quattro proprio per evitare gli altri, decisamente più impegnativi.

Come migliorare la gestione del tempo

Per un time management perfetto ti consigliamo di scaricare una delle numerose applicazioni studiate per consentire agli utenti di gestire il tempo in maniera efficiente.

Tra le migliori app scaricabili da Apple Store segnaliamo Focus Matrix, una sorta di organizer che facilita l’applicazione della matrice di Eisenhower.

L’applicazione presenta una grafica pratica e intuitiva basata su quattro riquadri di attività nei quali è possibile inserire, titoli, date, tag ed eventuali alert ad orari prestabiliti.

Per agevolare la lettura delle attività e identificarne immediatamente il grado di importanza i riquadri sono contraddistinti da colori differenti.
Ogni sezione può essere ingrandita così come può essere impostata la visualizzazione delle attività sotto forma di elenco.

L’applicazione può essere scaricata su dispositivi iOS nella versione gratuita o nella versione a pagamento ‘PRO’.

Ora che conosci la matrice delle priorità non ti resta che iniziare a sperimentarne gli effetti benefici sulla tua routine quotidiana. Puoi scegliere di utilizzare il metodo avvalendoti di un comunissimo foglio di carta oppue di una delle innumerevoli applicazioni disponibili per smartphone e tablet.