Come scrivere un report: consigli utili e modelli

Se ti stai domandando come scrivere un report e stai saltando di pagina in pagina alla ricerca di una guida completa che ti spieghi, punto per punto, come redigere un elaborato perfetto, hai finalmente trovato quello che fa per te.

Le relazioni sono documenti la cui redazione può afferire a svariati ambiti, professionali, scolastici/universitari e familiari.
A prescindere dall’obiettivo cui esse tendono esistono regole generali da seguire affinché il testo risulti efficace.

Trattandosi di un elaborato utilizzato spesso in ambito universitario, in particolar modo in riferimento al campo delle ricerche, l’Università Telematica Niccolò Cusano di Napoli ha deciso di realizzare un post interamente dedicato alla tematica.

Leggendo i paragrafi che seguono scoprirai cos’è esattamente un report, a cosa serve e quali sono gli step da seguire per realizzare un documento ben strutturato, leggibile e comprensibile.

Cos’è un report

‘Report’ è un termine inglese comunemente utilizzato per indicare un rapporto, o più in generale un documento di tipo informativo.

Si tratta di un resoconto descrittivo che riporta fatti o dati in maniera chiara e fedele.

Il suo utilizzo è particolarmente frequente in ambito professionale, dove viene utilizzato prevalentemente come strumento di informazione per trasmettere risultati di analisi, previsioni ecc.
Si rivela particolarmente utile per monitorare lo svolgimento di attività e gli esiti ad esse correlate.

Per risultare efficace un buon report deve essere letto e, sulla base del contenuto, deve stimolare a intraprendere una o più azioni.

A seconda dell’ambito al quale afferisce, dell’obettivo a cui tende e del tipo di informazione che intende trasmettere, il documento assume diverse forme: in ambito aziendale esso può essere finalizzato a fornire una panoramica generale sull’andamento della produttività, la fattibilità di un progetto e i dati di un’analisi; in ambito accademico viene spesso utilizzato per comunicare i risultati di una ricerca scientifica o di uno studio statistico.

Qualunque sia la tipologia di report è importante che l’elaborato risulti di facile comprensione, conciso ma allo stesso tempo completo.
A livello di organizzazione testuale deve risultare ordinato e ben strutturato dal punto di vista del layout.

Ma entriamo maggiormente nel dettaglio e scopriamo quali sono le linee guida per scrivere un rapporto allettante, interessante e coinvolgente: in poche parole un documento che si faccia leggere fino alla fine.

Come scrivere una relazione

La base da cui partire per redigere una relazione perfetta è individuare l’obiettivo principale a cui essa tende.

La fase che precede la scrittura è finalizzata a rispondere a un quesito: ‘quale messaggio intendo trasmettere e quale risultato intendo raggiungere attraverso di esso?’

Individuata la finalità si passa ad analizzare il target di riferimento, ossia il pubblico a cui si rivolge l’elaborato.

Mettersi nei panni del destinatario, o dei destinatari, consente di realizzare un rapporto perfettamente comprensibile.

Terminata la fase di analisi del contesto nel quale si inserisce il lavoro si procede con la parte pratica.
Di seguito ti elenchiamo per punti i passaggi più importanti della fase di redazione.

Impostazione della scaletta

Nella redazione di qualsiasi tipologia di testo è fondamentale, ai fini della comprensione di chi legge o ascolta, seguire un filo logico.

Ecco perchè il primo punto della nostra check list suggerisce di stilare una scaletta, ovvero una lista nella quale appuntare, in ordine di trattazione, gli argomenti da affrontare.

Lo schema, che ovviamente può essere modificato in corso d’opera, funge da guida per la realizzazione di un testo coerente e ben strutturato.

Ricerca delle fonti

Una delle caratteristiche fondamentali del report e l’oggettività.
Trattandosi dell’esposizione di un fatto il documento prescinde da qualsiasi forma di creatività.

Per far si che il lavoro risulti il più possibile oggettivo bisogna selezionare con cura le fonti dalle quali attingere le informazioni.
L’attenzione deve essere focalizzata su materiale autorevole e attendibile.

Scelta del titolo

Per quanto apparentemente un dettaglio banale la scelta del titolo deve essere effettuata con un criterio ben preciso: sintetizzare in poche, semplici parole il contenuto del testo.

Generalmente il momento migliore per redigere il titolo e alla fine del lavoro di stesura del report, quando è possibile avere una panoramica completa degli argomenti trattati.

Struttura del report

Che si tratti di una relazione critica o di un report finalizzato ad informare in merito ai risultati di una ricerca, il documento in oggetto prevede una struttura ben definita, composta da tre parti fondamentali:

1. Introduzione: presentazione dell’argomento
2. Testo: approfondimento dell’argomento, metodo e strumenti di analisi utilizzati
3. Conclusioni: valutazione del lavoro e riflessioni finali

Stile e linguaggio

La chiarezza è un presupposto imprescindibile per rendere efficace un elaborato di natura reportistica.

A tal proposito è importante prestare particolare attenzione allo stile e al linguaggio.

Pe rendere immediatamente comprensibile ciò che è scritto nel testo bisogna utilizzare frasi brevi e semplici; bisogna evitare le subordinate, che notoriamente affaticano la lettura, e gli inutili giri di parole.

Nel limiti del possibile è preferibile evitare l’utilizzo di termini appatenenti al gergo tecnico del tema trattato, a meno che la relazione non sia rivolta a un target in grado di comprenderli.

Formattazione del testo

Una delle condizioni imprescindibili affinché il testo presenti un buon livello di leggibilità è formattarlo nella maniera giusta.

Bisogna innanzitutto scegliere un font che risulti chiaro sia su supporto cartaceo e sia per un eventuale lettura da monitor.

Per agevolare la lettura il testo deve essere suddiviso in blocchi così evitare quel fastidioso effetto che comunemente viene definito ‘muro di testo’.

Rientrano tra gli ‘escamotage’ per alleggerire l’effetto muro: il grassetto, con il quale evidenziare i concetti più importanti, e gli elenchi puntati/numerati.

Nel caso in cui la relazione risulti eccessivamente lunga è consigliabile suddividerla in capitoli, utilizzando gli abstract per introdurre gli argomenti trattati all’interno di ognuno di essi.

Utilizzo di elementi grafici

Abbiamo evidenziato, all’inizio del post, l’importanza di esporre fatti e riportare dati in maniera fedele.

É consigliabile inserire all’interno della relazione qualche elemento grafico che oltre ad alleggerire visivamente la parte testuale supporti quanto espresso attraverso le parole.

Immagini, fotografie e tabelle, oltre a sintetizzare in maniera eccellente il contenuto della relazione, rendono immediata la comprensione.

Rilettura e correzione

La fase di rilettura è l’ultimo step del lavoro di redazione di una relazione; si tratta di un passaggio fondamentale finalizzato a controllare e correggere eventuali errori di ortografia, grammatica e sintassi.

Nel corso della lettura dell’elaborato bisogna anche verificare che le frasi seguano un filo logico e che i periodi risultino collegati vicendevolmente in maniera coerente.

Il nostro suggerimento in tal senso è di non rileggere il testo immediatamente dopo aver finito la scrittura ma di lasciar passare almeno un giorno o due. In questo modo sarà più semplice individuare eventuali errori, frasi da spezzare ed elementi superflui da eliminare totalmente.

Per agevolare ulteriormente il lavoro è preferibile leggere ad alta voce così da evidenziare passaggi poco scorrevoli per i quali si evince difficoltà di pronuncia.

Report in formato digitale

Di qualunque ambito si parli il cartaceo è considerato ormai un supporto obsoleto; pdf e documenti Word risultano essere decisamente più pratici, sia per quanto riguarda la parte di scrittura che quella di trasferimento dei documenti.

Nell’era in cui tutto è stato digitalizzato anche i report diventano digitali; oggi le relazioni vengono presentate sotto forma di documenti Word, pdf e raramente anche in altre tipologie di formati.

Ma quali sono gli strumenti migliori per realizzare rapporti in forma digitale?

Tendenzialmente ognuno, a seconda delle proprie abitudini, capacità e preferenze, può scegliere di utilizzare un programma piuttosto che un altro.
Le possibilità spaziano da Word a Excel, passando per Powerpoint; quest’ultimo, a nostro avviso, è la soluzione ideale per creare documenti nei quali è prevista l’integrazione di testi, immagini, grafici e tabelle (facilmente importabili da Excel).

Per quanto riguarda Excel, sappaimo bene che è uno strumento eccezionale per elaborare dati. Risulta invece essere meno performante nella gestione di testi e immagini.

Ora sai esattamente come scrivere un report per cui non ti resta che impostare il tuo elaborato sulla base dei nostri suggerimenti.