Come organizzare una raccolta fondi: tutti gli step fondamentali di una campagna di Fundraising.

Da quando il mondo del Fundraising, ovvero della raccolta fondi, si è professionalizzato, organizzare una campagna di raccolta fondi non è più un processo che può essere improvvisato.

Le esigenze dei donatori, infatti, sono cresciute sensibilmente con il passare degli anni. In qualche modo, si sono “professionalizzati” anche loro, richiedendo un riscontro molto più dettagliato e trasparente del frutto dei fondi da loro devoluti all’attività no profit in questione.

Vediamo quindi quali sono gli step fondamentali per organizzare una campagna di fundraising di tutto rispetto.

Individuare una mission ben precisa.

Con tutta probabilità, la vostra associazione si occupa di una macroarea di carattere sociale o ambientale e mira ad aiutare un determinato gruppo di persone o una determinata area geografica bisognosa di assistenza e risorse economiche.

Un obiettivo del genere può essere raggiunto in vari modi, che possono riferirsi ad attività molto diverse tra loro, per quanto tutte necessarie. Per ognuna di queste attività sarà quindi necessario istituire una raccolta fondi specifica e mirata.

Proprio in virtù delle maggiori esigenze espresse dai donatori, infatti, non basterà più dichiarare che i fondi raccolti andranno ad aiutare, ad esempio, “i bambini bisognosi dell’Africa” o le “popolazioni colpite dai terremoti”. Bisognerà specificare, invece, che le popolazioni o i bambini in questione appartengono ad una specifica zona e che quei soldi serviranno per ricostruire le case, oppure una scuola.

Per organizzare una raccolta fondi di successo, quindi, è fondamentale che la mission sia ben delineata ed espressamente dichiarata. La mission servirà inoltre anche alle risorse umane coinvolte nella campagna al fine di individuare il giusto target e le giuste modalità di raccolta fondi.

Trovare il giusto staff.

A proposito di risorse umane, che si tratti di una campagna territoriale, nazionale o, sempre più spesso, internazionale, il primo e fondamentale passo per organizzare una raccolta fondi è trovare le giuste risorse che se ne occupino. Un Consulente di Raccolta Fondi o un Fundraising Manager sono il primo passo verso il successo. Accertatevi che si tratti di un Responsabile della Raccolta Fondi che abbia le competenze adeguate, aggiornate e certificate, magari attraverso un master come ad esempio questo qui.

Si tratta infatti di un ruolo ormai sempre più elaborato e che richiede conoscenze ben più professionali di un tempo. Non bastano più le attitudini naturali o qualche competenza imparata con un po’ di praticantato: è ormai fondamentale che il Fundraising Manager abbia conoscenze e competenze umanistiche, economiche e di management, oltre che ovviamente a conoscere tutte le tecniche per organizzare una campagna di raccolta fondi e concluderla al meglio.

Il Fundraiser si occuperà quindi di:

• Analizzare in maniera approfondita e dettagliata i bisogni di un’associazione, riuscendo a distinguerli tra bisogni espressi e bisogni reali.
• Elaborare un progetto di consulenza corredato di documenti di progettazione strategica e operativa nel quale chiarirà le attività che verranno svolte e le sue personali attività di consulenza. Chiarirà, in altre parole, cosa si farà e come lo si farà.
• Accompagnare in maniera autonoma e adeguata le necessità dell’associazione e della campagna, monitorando e valutando le attività svolte e previste dalla progettazione strategica da lui redatta.
• Gestire i processi di crescita, sia dell’organizzazione che della mission.
• Individuare con precisione il target della raccolta fondi e dove trovare possibili donatori.
• Selezionare le giuste risorse che si occuperanno delle varie attività che costituiscono una campagna di fundraising.
• Dirigere la parte informativa relativa all’aggiornamento dei donatori in merito all’impiego dei fondi raccolti.

Stabilire il budget e l’obiettivo economico.

Sono sempre di più le raccolte fondi e i crowdfunding che dichiarano in anticipo al pubblico a quanto ammontano le risorse economiche che intendono essere raccolte. Alcune raccolte, addirittura, assicurano ai donatori che il devoluto verrà loro restituito nel caso in cui tale ammontare non venga raggiunto.

Indipendentemente dalle modalità di raccolta, sarà comunque fondamentale stabilire non solo un obiettivo, ma anche il budget che s’intende mettere a disposizione di chi deve organizzare una campagna. Da qui si dipanano tutte le altre attività. Ricordatevi: più sarete disposti ad investire più, con tutta probabilità, il ricavato sarà maggiore e supererà le vostre aspettative.

Assicuratevi, all’interno di tutto questo processo, che i metodi di donazione siano vari e tutti semplici da mettere in atto, che si tratti di un bonifico bancario o di un SMS da inviare, date ai donatori più opzioni, così da metterli realmente nelle condizioni di donare.

Assicuratevi inoltre che ogni donazione sia seguita da un ringraziamento pronto e specifico: il donatore deve essere tranquillizzato che i suoi soldi sono effettivamente stati recapitati e andati a buon fine. Si può scegliere di farlo sentire parte di una comunità, comunicandogli quanti altri donatori ci sono o cos’altro può fare per aiutare la causa.

Trovare gli sponsor.

Proprio perché si tratta di una raccolta fondi e proprio perché c’è bisogno di un investimento per far sì che essa possa avere luogo in maniera professionale e soddisfacente, nella stragrande maggioranza dei casi vi è bisogno di sponsor che sposino la propria causa e la finanzino a livello organizzativo.

Gli sponsor possono anche ad esempio mettere in palio premi e riconoscimenti per i donatori che superano un determinato ammontare, così da invogliare i beneficenti a fare di più.

Possono inoltre aiutare nell’organizzazione di eventi coinvolgenti e apprezzati dal pubblico per aumentare ulteriormente la raccolta, come ad esempio spettacoli, cene, mercatini o attività per famiglie e bambini.

Gli sponsor fungono anche, in qualche modo, da garanzia. Agli occhi di un donatore, infatti, avere uno sponsor di una certa portata o di una data reputazione è motivo di affidabilità e serietà della vostra campagna e sarà sicuramente più invogliato a donare cifre più elevate.

Pubblicizzazione.

Si tratta di uno step molto delicato. Sono infatti tanti i donatori che vedono di cattivo occhio la pubblicità rispetto ad una raccolta di beneficenza. Molto spesso viene percepita come uno spreco di soldi che potevano essere investiti nella causa, invece che sperperati in advertisement.

Per fortuna, nell’epoca di internet, i social network e le mail danno una gran mano a sponsorizzare una campagna di raccolta fondi senza spendere nemmeno una lira. Fate affidamento sui donatori stessi per divulgare la vostra attività di fundraising. Chiedete di condividere un evento, di invitare i propri amici, oppure di inviare una mail ai propri contatti. In questo modo, l’investimento pubblicitario sarà minimo per un impatto molto più elevato.

Follow up.

Come abbiamo specificato prima, una raccolta fondi non è composta solo dal raccoglimento delle risorse economiche, ma anche dal dare dimostrazione che tali risorse economiche abbiano raggiunto la mission. Il follow up, ovvero la fase in cui i donatori vengono messi costantemente e prontamente al corrente dell’investimento dei fondi raccolti  – e magari messi nelle condizioni di fare ulteriori donazioni basate sulla fiducia costruita nel tempo – è altrettanto fondamentale che il momento di raccolta stesso.

Mail d’aggiornamento, fotografie accessibili attraverso i social, testimonianze sono tutti elementi che costituiscono questa fase, alla quale va data tutta la più giusta importanza. Si tratta inoltre di un momento in cui è possibile anche cominciare a pubblicizzare altre campagne in arrivo, o mettere a conoscenza il donatore di altre campagne attive.